Duur
9 maanden
Uren per week
36 uur
Opleidingsniveau
MBO+
Regio
Zuid-Holland
Startdatum
29 oktober 2026
Sollicitatiedeadline
16 oktober 2026
Aanstellingsvorm
Detachering (loondienst)
Samenvatting
Als Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers van de gemeente Zoetermeer bij een breed scala aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Je werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen, waarbij je snel kunt schakelen, zelfstandig prioriteiten stelt en overzicht houdt. De belangrijkste werkzaamheden omvatten het beheren en prioriteren van agenda's, het voorbereiden en organiseren van overleggen, het opstellen van agenda's en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties en termijnen, het procesmatig ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, het verwerken van correspondentie en bestuurlijke stukken, en het ondersteunen van administratieve processen. Je werkt nauw samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving, waarbij jullie elkaar ondersteunen en werkzaamheden verdelen. Je krijgt te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen, waarbij integriteit, discretie en zorgvuldigheid essentieel zijn. De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer, met mogelijkheid tot thuiswerken in overleg. De inzet bedraagt 32 tot 36 uur per week, met werkdagen maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
Vereisten
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij)
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda's en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau, benoem dit in het cv
Gewenste kwalificaties
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
- Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij kandidaat zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte
Competenties
- Plannen en organiseren: Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines
- Prioriteiten stellen: Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden
- Zelfstandigheid en initiatief: Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing
- Nauwkeurig en zorgvuldig werken: Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens
- Communicatieve vaardigheid: Communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden
Mis de volgende opdracht niet
Ontvang nieuwe opdrachten per e-mail: Dienstverlening & ondersteuning in Zuid-Holland.
Hooguit één mail per werkdag, 60 dagen lang. Uitschrijven kan in elke mail.