Managementassistent met Procesondersteuning

Duur tot en met 31 januari 2026
Uren per week 24 uur
Opleidingsniveau MBO
Regio Utrecht
Startdatum 12 oktober 2026
Sollicitatiedeadline 29 september 2026

Samenvatting

De Gemeente Nieuwegein zoekt een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. Deze functie loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging en is beschikbaar per 12 oktober 2026. De procesondersteuner maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner. De werkzaamheden omvatten het plannen, voorbereiden en coördineren van complexe afspraken en overleggen, agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling, voorbereiding en notulering van portefeuillehoudersoverleggen, beheer van gezamenlijke mailboxen, en bijhouden van het zaaksysteem CRM. Daarnaast worden inkoopopdrachten opgesteld en verwerkt in Inconto, procesverbeteringen meegedacht, bijeenkomsten georganiseerd, brieven opgesteld en vastgelegd, afdelingsnewsbrief samengesteld en verspreid, en werkzaamheden in het zaaksysteem bijgehouden. De kandidaat verzorgt ook attenties bij ziekte en jubilea en handelt post af. De inzet is vereist op maandag, dinsdag en donderdag, plus een dagdeel woensdag of vrijdag. Dit is een uitstekende gelegenheid voor een ervaren procesondersteuner om in een dynamische gemeentelijke omgeving waardevolle ondersteuning te bieden aan het management en de afdeling.

Vereisten

  • Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
  • Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
  • Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Gewenste kwalificaties

  • Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
  • Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie
  • Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht

Competenties

  • Organisatorisch sterk & planvaardig: Kan meerdere (complexe) agenda's en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
  • Prioriteiten stellen en stressbestendig: Weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken
  • Communicatief vaardig: Communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega's en externe partijen
  • Proactief en zelfstandigheid: Ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
  • Integer en discreet: Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken