Projectondersteuner secretariaat

Duur 6 maanden
Uren per week 18 uur uur
Opleidingsniveau MBO+
Regio Utrecht
Startdatum 2026-10-05
Sollicitatiedeadline 2026-09-16

Samenvatting

Voor het programma Weerbare Samenleving zijn de gemeenten Woerden en Oudewater op zoek naar een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner. Deze rol omvat het ondersteunen van de projectleider bij de uitvoering van drie deelprojecten die gericht zijn op het voorbereiden van de organisatie en inwoners op maatschappelijke crises. De opdrachtnemer zal verantwoordelijk zijn voor secretariële en organisatorische taken, zoals het plannen en organiseren van vergaderingen, beheren van agenda's, notuleren van bijeenkomsten en het opstellen van verslagen. Daarnaast is er een belangrijke rol in de organisatie van interne en externe bijeenkomsten en het waarborgen van goede afstemming tussen projectgroepen en stakeholders. De werkzaamheden worden uitgevoerd op maandag, dinsdag en donderdag, met een voorkeur voor fysieke aanwezigheid tijdens vergaderingen. Dit biedt een unieke kans om bij te dragen aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de gemeenten en om te werken in een dynamische en informele werkomgeving. De rol vereist nauwe samenwerking met de projectleider en biedt mogelijkheden voor professionele ontwikkeling binnen een team dat zich richt op veiligheid en openbare orde.

Vereisten

  • Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
  • Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar.
  • Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie.
  • Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie.

Gewenste kwalificaties

  • Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie.
  • Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders.
  • Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten.
  • Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen, zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties.

Competenties

  • Aanpassingsvermogen
  • Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
  • Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
  • Klantgericht
  • Luisteren
  • Doorzettingsvermogen
  • Resultaatgericht werken
  • Samenwerken
  • Organiseren
  • Kritisch
  • Plannen en organiseren