Directiesecretaris en teamcoördinator secretariaat

Duur 6 maanden
Uren per week 32 uur
Opleidingsniveau HBO
Regio Utrecht
Startdatum 2026-04-23
Sollicitatiedeadline 2026-04-10

Samenvatting

Je gaat aan de slag in een functie die twee rollen omvat: de rol van directiesecretaris en de rol van coördinator secretariaat. Als directiesecretaris begeleid je het besluitvormingsproces door het dagelijks en managementteam, wat onder andere inhoudt dat je de wekelijkse besluitvorming faciliteert, de agenda opstelt en besluiten vastlegt. Je hebt ook overzicht over de jaarplanning van de besluitvorming. In de rol van coördinator secretariaat zorg je voor het goed functioneren van het secretariaatsteam, dat bestaat uit zeven collega's. Je biedt directe begeleiding en ondersteuning aan het team, bewaakt prioriteiten en werkt aan het continu verbeteren van werkprocessen. Daarnaast fungeer je als achtervang voor de bestuurssecretaris en word je ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf. Deze rol biedt een unieke kans om bij te dragen aan de leefbaarheid en duurzaamheid van de gemeente De Bilt, terwijl je samenwerkt met een gemotiveerd team dat zich richt op innovatie en samenwerking.

Vereisten

  • Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling;
  • Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
  • Aantoonbaar beschikbaar op woensdagochtend tot 12:30 uur ivm MT-vergadering;

Gewenste kwalificaties

  • Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als coördinerende/leidinggevende bij een (bestuurs-)secretariaat ;
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente ;
  • Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces en met een bestuurlijk informatiesysteem (BIS); noem het systeem in je CV
  • Uiterlijk beschikbaar per 20 april 2026 voor 32 uur per week
  • Aantoonbaar beschikbaar op maandag, woensdag (in ieder geval de ochtend ivm MT-vergadering) en donderdag.

Competenties

  • natuurlijk leider
  • in staat een team uit te dagen om verder te groeien
  • oog voor de wensen van het MT en B&W
  • energie krijgen van een team in opbouw
  • analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen