Directiesecretaresse Overheid

Duur 6 maanden
Uren per week 28
Opleidingsniveau MBO
Regio Utrecht
Startdatum 2026-04-25
Sollicitatiedeadline 2026-04-14

Samenvatting

Als bestuurssecretaresse bij de gemeente De Ronde Venen speel je een cruciale rol in het ondersteunen van het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan secretariële en organisatorische taken voor twee toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Dit omvat complex agendabeheer en mailboxmanagement, waarbij je zorgt voor overzicht en structuur in een dynamische omgeving. Je bereidt wekelijkse portefeuillehouderoverleggen voor en ondersteunt bij kabinetszaken, waarbij je samenwerkt met betrokkenen om een gedegen inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur op te stellen. Je werkt zelfstandig en proactief, zonder hiërarchische aansturing, en streeft ernaar om binnen zes maanden een compleet en onderbouwd inwerkprogramma op te leveren. In deze rol is het essentieel dat je anticipeert op de behoeften van de bestuurders en hen ontzorgt, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Je draagt bij aan een efficiënte en effectieve werking van de organisatie, waarbij jouw inzet en professionaliteit een directe impact hebben op het bestuur en de gemeente als geheel. Deze functie biedt je de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen in een bestuurlijke omgeving en om een waardevolle bijdrage te leveren aan de gemeenschap.

Vereisten

  • Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in een secretariële richting
  • Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox, iBabs of MS Office
  • Je beschikt over minimaal 1 jaar werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
  • Je bent minimaal 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur van de opdracht, inclusief eventuele verlengingen

Gewenste kwalificaties

  • Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuursecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
  • Je beschikt over aantoonbare ervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij je verschillende agenda's op constructieve wijze weet samen te brengen. Graag lees je in je CV waar je deze ervaring hebt opgedaan
  • Je hebt ervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. In je CV beschrijf je helder hoe je bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in je werk
  • Je hebt ervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders, zoals bestuursadviseurs, directie en de ambtelijke organisatie
  • Je beschikt over politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. In je CV of een korte motivatie licht je toe hoe je deze competenties in eerdere functies hebt toegepast

Competenties

  • Klantgericht: In staat om de behoeften van klanten te begrijpen en hierop in te spelen.
  • Samenwerken: Effectief kunnen samenwerken met collega's en andere belanghebbenden.
  • Stressbestendig: Goed kunnen presteren onder druk en in uitdagende situaties.
  • Omgevingsbewust / Politiek sensitief: Inzicht hebben in de organisatiecultuur en politieke verhoudingen.
  • Organisatievermogen (plannen en organiseren): Vaardig in het plannen en organiseren van taken en projecten.
  • Nauwkeurig: Zorgvuldig en precies in het uitvoeren van werkzaamheden.
  • Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk): Sterke communicatieve vaardigheden, zowel in gesproken als geschreven vorm.
  • Proactief: Initiatief nemen en anticiperen op toekomstige behoeften of problemen.
  • Flexibel: Aanpassingsvermogen aan veranderende omstandigheden en eisen.
  • Zelfstandig: In staat om zelfstandig te werken en beslissingen te nemen.
  • Integer: Eerlijk en betrouwbaar in handelen en communicatie.
  • Besluitvaardig en gedecideerd: Snel en doeltreffend beslissingen kunnen nemen.
  • Empathisch: In staat om zich in te leven in de gevoelens en behoeften van anderen.