Directiesecretaresse Overheid
Duur
6 maanden
Uren per week
28
Opleidingsniveau
MBO
Regio
Utrecht
Startdatum
2026-04-12
Sollicitatiedeadline
2026-04-01
Samenvatting
Als Bestuurssecretaresse bij de gemeente De Ronde Venen speel je een cruciale rol in het ondersteunen van het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden. Je bent de spil in de organisatie, waarbij je zorgt dat zij zich kunnen concentreren op hun bestuurlijke en strategische taken. Je taken zijn divers en omvatten onder andere het proactief beheren van agenda's, het prioriteren van communicatie en het voorbereiden van belangrijke overleggen. In een dynamische omgeving weet jij overzicht te houden en schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer en anticipeert op de behoeften van het bestuur, waardoor je hen ontzorgt met jouw professionaliteit en proactiviteit. Je werkt samen met verschillende interne stakeholders en zorgt voor een optimale ondersteuning door het beheren van mailboxen en het coördineren van informatie en acties. Deze rol biedt je de kans om je organisatorische vaardigheden verder te ontwikkelen en een waardevolle bijdrage te leveren aan de gemeentelijke organisatie.
Vereisten
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in een secretariële richting
- Je hebt werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox, iBabs of MS Office
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
- Je bent minimaal 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur van de opdracht, inclusief eventuele verlengingen
Gewenste kwalificaties
- Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuursecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
- Je beschikt over aantoonbare ervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij je verschillende agenda's op constructieve wijze weet samen te brengen. Graag lees je in je CV waar je deze ervaring hebt opgedaan
- Je hebt ervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. In je CV beschrijf je helder hoe je bestuurders of directieleden ondersteunt en hoe je vooruitdenkt in je werk
- Je hebt ervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders, zoals bestuursadviseurs, directie en de ambtelijke organisatie
- Je beschikt over politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. In je CV of een korte motivatie licht je toe hoe je deze competenties in eerdere functies hebt toegepast
Competenties
- Klantgericht: In staat om de behoeften van klanten te begrijpen en hierop in te spelen.
- Samenwerken: Effectief kunnen samenwerken met collega's en andere belanghebbenden.
- Stressbestendig: Goed kunnen presteren onder druk en in uitdagende situaties.
- Omgevingsbewust / Politiek sensitief: Inzicht hebben in de organisatiecultuur en politieke verhoudingen.
- Organisatievermogen (plannen en organiseren): Vaardig in het plannen en organiseren van taken en projecten.
- Nauwkeurig: Zorgvuldig en precies in het uitvoeren van werkzaamheden.
- Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk): Sterke communicatieve vaardigheden, zowel in gesproken als geschreven vorm.
- Proactief: Initiatief nemen en anticiperen op toekomstige behoeften of problemen.
- Flexibel: In staat om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en eisen.
- Zelfstandig: Zelfstandig kunnen werken en beslissingen nemen.
- Integer: Eerlijk en betrouwbaar in handelen en communicatie.
- Besluitvaardig en gedecideerd: Snel en doeltreffend beslissingen kunnen nemen.
- Empathisch: In staat om zich in te leven in de gevoelens en behoeften van anderen.