Bestuurssecretaresse Provinciebestuur
Duur
6 maanden
Uren per week
36 uur
Opleidingsniveau
MBO+
Regio
Flevoland
Startdatum
2026-04-23
Sollicitatiedeadline
2026-04-10
Samenvatting
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten bij de Provincie Flevoland ben je een cruciale schakel in het ondersteunen van het bestuur. Je organiseert zowel interne als externe bijeenkomsten, waarbij je zorgt voor een vlekkeloze uitvoering van alle details, van catering tot ontvangst van gasten. Je documenteert afspraken en informatie in het systeem iBabs en regelt de reis- en verblijfskosten voor buitenlandse trips van de bestuurder. Je houdt de agenda's nauwlettend in de gaten en plant afspraken zorgvuldig in, waarbij je ook last minute wijzigingen soepel weet te verwerken. Je bent de vraagbaak voor collega's en externen, en je zoekt actief naar manieren om processen te verbeteren en efficiënter te laten verlopen. In deze rol krijg je de kans om je organisatorische vaardigheden verder te ontwikkelen en bij te dragen aan een collegiale en ondersteunende werkomgeving. Je werkt samen met een team van acht collega's die elkaar helpen en waar ruimte is voor gezelligheid. Deze opdracht biedt een unieke kans om je te verdiepen in de bestuurlijke wereld en je netwerk uit te breiden binnen de overheid.
Vereisten
- Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
- Minimaal een afgeronde opleiding op MBO niveau 4
Gewenste kwalificaties
- Een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau bij voorkeur in de richting van secretarieel/office management
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar
- Vijf dagen aanwezig op het provinciehuis
- Goede aantoonbare communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren, vermeld dit duidelijk in het cv
- Aantoonbare werkervaring met het werken in Microsoft Office, bijvoorbeeld met ondersteunende administratieve werkzaamheden zoals agenda- en mailbeheer (Outlook), verslaglegging en opstellen zakelijke brieven
- Aantoonbare werkervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs
Competenties
- Zelfstartend en proactief – Je neemt initiatief, wacht niet af en ziet kansen om verbeteringen aan te brengen
- Samenwerkingsgericht – Je werkt effectief samen met collega's en externe partijen om gezamenlijke doelen te bereiken
- Nauwkeurig en zorgvuldig – Je hebt oog voor detail en zorgt voor kwaliteit in je werk
- Planmatig en doelgericht – Je werkt gestructureerd en resultaatgericht, met aandacht voor deadlines en prioriteiten
- Leergierig en ontwikkelingsgericht – Je staat open voor nieuwe inzichten, investeert in je professionele groei en past nieuwe kennis toe in de praktijk
- Politiek sensitief – Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en speelt effectief in op politieke en organisatorische dynamiek
- Gastvrij en etiquettebewust – Je straalt professionaliteit uit, hecht waarde aan representativiteit en zorgt voor een gastvrije en respectvolle omgang met anderen
- Overzicht houdend en vooruitdenkend – Je denkt strategisch mee met Gedeputeerde Staten, bewaakt de grote lijnen en anticipeert op toekomstige ontwikkelingen
- Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift